Ako Vám funguje whistleblowing linka? A funguje? Vyskúšajte si malý prieskum.

Whistleblowing alebo tzv. oznamovanie protispoločenskej činnosti narastá na význame. Regulatórne požiadavky sú čoraz intenzívnejšie. A súkromný sektor k nim pristupuje zodpovedne. Zodpovedne, avšak častokrát bez skutočného zásahu, bez realizovaného účelu. Prečo je to tak? Prečo, keď sa hovorí, že dáta sú novou ropou, dáta z whistleblowing linky väčšinou nepovažujeme za relevantné. Môžu nám dať aj širší rozmer a rámec?

Položím vám nižšie pár otázok. Odpovede možno nájdete a možno vás to nasmeruje úplne inam, ako ste si mysleli. A možno aj nie. Na záver tiež nájdete taký malý prieskum funkčnosti whistleblowing linky, ktorý si môžete vyskúšať, u vás „doma“. Odvážite sa? Dajte vedieť.

Dáta sú novou ropou. Týka sa to aj dát z whistleblowing linky?

Ak akceptujeme, že dáta sú novou ropou, potom je priamo na vás či s nimi chcete pracovať, ako a čo s nimi urobíte, ako ich analyzujete, čo z nich dokážete čítať a či to, čo ste si „prečítali“ vám zapadá do celkového kontextu. Všeobecne však platí, že dáta poskytnuté na anonymnej báze majú zväčša výpovednejšiu hodnotu.

Ak je pravda, čo prieskumy o dopade linky oznamovateľov vo firmách ukazujú, sú dáta získané z whistleblowing linky esenciálne (o prieskume nižšie). Ale ako to mysleli? Esenciálne pre zistenie skutočností, ktoré priamo súvisia s oznamovanou skutočnosťou alebo sú tieto dáta ešte významnejšie? V čom je ich esencia, v čom sú také dôležité?

Úlohou Compliance Officera je totiž nielen zabezpečiť, aby ten, ktorý sa chystá zapískať (blow-the-whistle) mal k dispozícii proces, ktorý ho nebude zaťažovať, ktorému bude rozumieť, bude vedieť ako, kde a prečo. Úlohou Compliance Officera je aj vedieť čítať, analyzovať dáta, ktoré k dispozícii získa, v súvislostiach a v kontexte. A s týmito dátami, ich kontextom a ich súvislosťami následne aj pracovať.

Sú relevantnou informáciou dáta získané z linky z externých alebo interných zdrojov? Čo nám, ktorý zdroj prezrádza? Ako s informáciou naložiť? Čo s tým, a čo nám ukazuje? Je to skutočne iba o konkrétnom zlyhaní? Neprejavuje sa dané zlyhanie aj v procese, činnostiach? Alebo je to iba zlyhanie jednotlivca? Čo bolo podnetom alebo motiváciou, čo chýbalo, kde sa dalo vopred diagnostikovať alebo danému konaniu predchádzať?

Whistleblowing linky majú veľký prínos pre firmy .... teória, ktorá sa zväčša neosvedčila

Esenciálnou červenou nitkou, ktorá sa bude za každých okolností vynúť v prípade oznámení zo strany zamestnancov, bude najmä dôvera zamestnanca. Dôvera, že je preňho skutočne bezpečné pomyselnú píšťalku vytiahnuť a zapískať „faul“.

Príbehy skutočných interných whistleblowerov sú vo svojej podstate desivé, temné, plné strachu a boja zároveň. Ale stali sa. Až don quichotsky sa tieto osoby postavili systému a systém ich väčšinou aj veľmi rýchlo vylúčil. Alebo boli sami oni súčasťou toho, čo oznamujú. Odišli alebo boli odídení. Ich prínos je však nesporne celospoločensky obrovský a dôležitý. Vo verejnej sfére slúži whistleblowing na kontrolu verejnej moci, a tam je prínos nevyčísliteľný.

Majú však tieto skutky, táto odvaha, skutočne prínos aj pre firmy samotné? Firmy tvrdia, že áno. Na otázku, ktorý zdroj zisťovania nekalých praktík považujete za najúčinnejší, väčšina korporátnych profesionálov uvádza, že to sú práve oznámenia whistleblowerov prostredníctvom tzv. whistleblowing line – liniek pro oznamovateľov (prieskumov, z ktorých táto informácia vychádza je veľa a dajú sa dohľadať z verejných zdrojov, napr. aj TU).

Znamenalo by to teda, že anonymné linky pre oznamovateľov sú pre zamestnávateľov veľmi dôležité. Je tomu však skutočne tak? Aká je vaša skúsenosť? Poďme sa pozrieť na túto teóriu v praxi.

Vitajte v reálnom živote. Whistleblowing linky a ich fungovanie praxi

Moja skúsenosť je totiž veľmi závislá od toho, aký typ oznámenia, akú záležitosť, aké odhalenie oznámenie z linky prináša. Niekedy sú linky používané skôr ako „žalobníčky“ menej závažných situácií. Prekvapilo ma aj, že sa niekedy tieto linky využívajú na riešenie personálnych nezhôd medzi zamestnancami (ako pracuje v tomto prípade HR?).

Tiež som rozmýšľala na tým, že čím bol závažnejší obsah oznámenia, tým menšia bola ochota vo firme danú situáciu riešiť skutočne štrukturálne, do podstaty.

Súčasne, čím vyššie v hierarchii nastala daná situácia, tým častejšie diskusia skĺzavala do všeobecných floskulí a návrhov riešení. Need-to-know basis pravidlo sa častokrát v týchto prípadoch stalo mantrou. Team, ktorý mal na danej veci pracovať sa zužoval ešte do užších hraníc, ako by bolo očakávané. V realite toto pravidlo implementované častokrát znamenalo ešte menší počet zainteresovaných, aj keď daná situácia vyslovene vyžadovala kooperáciu s ďalšími.

Klasickým príkladom z praxe je aj argumentovanie zachovávaním „mlčanlivosti“ aj tam, kde to netreba (alebo treba?) voči napr. aj takým hráčom, ako je interný audit alebo compliance. Niekedy v týchto situáciách išlo aj o to, vyriešiť daný incident a už sa ním ďalej nezaoberať. Zabudnúť. Zmazať. A vždy bol nájdený „rozumný“ argument, ktorý ospravedlnil daný postup alebo reakciu.

Nechápte ma zle. Do určitej miery rozumiem prečo sa tak deje, čo sú dôvody, aké nástrahy a riziká sa iným postupom alebo reakciou môžu spustiť. Nedá mi však sa nezaoberať o mnoho širším rozmerom linky pre oznamovateľov, nielen izolovanými incidentmi, ale jej skutočným prínosom, možnosťami a rozmermi, ktoré stojí za to zvážiť.

Dáta, dáta, dáta

Ak chcem zistiť aké dáta, aké informácie som schopný detekovať, okrem izolovaného oznámenia, a následne ich použiť na analýzu, ktorá mi môže pomôcť pri mojej práci Compliance Officera, je dôležité mať najmä správne analyzovaný dôvod prečo naši zamestnanci využívajú na oznamovanie práve túto whistleblowing line (tak, ako sa tvrdí v prieskumoch). Táto otázka je o to významnejšia, ak v danej organizácii je oznámenie touto formou v zásade jediným zdrojom odhalenia incidentov.

Dôvod prečo linku zamestnanci uprednostňujú pred všetkými inými formami je natoľko signifikantný, že ovplyvňuje celkovo kultúru danej spoločnosti. Prečo?

Alternatívou môže byť samozrejme skutočnosť, že daná organizácia svojou komunikáciou uprednostňuje tento spôsob oznamovania. Ale môže to byť aj inak.

Môže byť dôvodom, že zamestnanci túto formu uprednostňujú pred rozhovorom s nadriadeným/Compliance Officerom? Alebo je to skôr o preferencii anonymity v dôsledku určitej nedôvery v riešenie? Nemôže to byť aj dôsledok vnímania, že ide o „bonzáctvo“? A ak áno, je takto kultúra vo firme nastavená?

Alebo môžete ísť do samotného obsahu oznámení. Je to skutočne len izolovaný incident alebo dôsledok nastavenia vnútorného systému? Sú oznámenia skutočne relevantné, môžete s nimi skutočne ďalej pracovať? Sú oznámenia oznamovaním nekalej činnosti alebo sú skôr „reklamačnou“ linkou na nefunkčné procesy alebo ich predstaviteľov? A sú vám vôbec nejaké oznámenia doručované a vy si skutočne myslíte, že u vás sa nič nedeje a preto je celá linka len zbytočná byrokratická nevyhnutnosť?

Instantný prieskum u Vás „doma“

Navrhujem, aby ste si skúsili u vás „doma“ urobiť taký malý prieskum. Nabudúce Vám dávam k dispozícii niekoľko návrhov na otázky, z ktorých sa Compliance Officer môže dozvedieť ako veľmi efektívny má nástroj k dispozícii pre výkon svojej profesie vo svojej organizácii. Alebo aj návod na to, ako sa na linku pre oznamovateľov pozrieť aj trochu inak.

Niektoré otázky sú zdanlivo banálne, pre spätnú väzbu však esenciálne. Ak sa rozhodnete prieskum urobiť aj medzi zamestnancami overte si radšej viackrát, že dotazník bude skutočne anonymný. Aby zamestnanci povedali, ako to skutočne cítia, potrebujú si byť istí, že odpovedi nebude nikto skúmať, ani riešiť na individuálnej báze.

Ak to neurobíte, výsledky budete mať viac či menej skreslené, a skôr viac. Kľudne si doplňte aj vaše otázky, ktorá vás napadnú. Je to vaša práca, váš svet, ktorý chcete zlepšovať, vaša pozícia, ktorú chcete okrem práce samotnej napĺňať aj obsahom a zmyslom.

Tak poďme na to:

Venujeme sa vo firme, podľa vášho názoru, problematike oznamovania nekalých praktík, zvyklostí alebo iných nežiadaných incidentov dostatočne? ÁNO/NIE.

Odpoveď „ÁNO“ nemusí byť nevyhnutne optimistická, zamestnanci môžu linku aj tak považovať za zbytočnú. Ak je tomu tak, malo by vám to byť zrejmé z ostatných odpovedí.

Odpoveď „NIE“ na druhú stranu môže znamenať, že istá potreba (skryté formy nekalého konania) môže existovať a zamestnanci môžu vidieť „problém“ skôr v nefunkčnosti príp. nedôvere k systému.

Stretli ste sa niekedy pri svojej práci s činnosťou, ktorú by ste mohli chápať ako nelegálnu, protizákonnú, na hrane pravidiel alebo v rozpore s firemnými hodnotami? ÁNO/NIE.

Je pravdepodobné, že nájdete i odpovede „ÁNO“. Ak však vaša linka zostáva bez odozvy (nemáte žiadne oznámenia), dôvera v jej fungovanie nemusí byť taká, akú očakávate.

Ak máte všetky odpovede „NIE“ a ak vy sami ste o pravdivosti týchto odpovedí presvedčení, gratulujeme. Dosiahli ste maximálnu úroveň!

x Ak ste na predchádzajúcu otázku odpovedali „ÁNO", čo sa dialo potom? (multiple choice)

§ Nechal som to tak, nemuselo to znamenať nič

§ Nechal som to tak, nie je to moja záležitosť

§ Rozprával som sa o tom s kolegami alebo nadriadeným

§ Nahlásil som to nadriadenému

§ Nahlásil som to anonymne

Tu záleží na tom, ako ste si nastavili možnosti (či bolo možné vybrať iba jednu možnosť, alebo aj kombinácie). Ak sa však objavia prvé dve možnosti, tieto môžu byť indikátorom určitej formy rezistencie oznamovať. Ostatné odpovede a ich kombinácie je potrebné posúdiť v súvislostiach vášho vnútrofiremného prostredia a dôvery v ňom.

x Ak ste odpovedali na otázku „NIE“, ste presvedčený, že nekalé praktiky sú u nás iba hypotetickým rizikom?

ÁNO (Som presvedčený)/ NIE (Nemyslím si to).

Odpoveď „Som presvedčený“ môže znamenať, že sa môžete sústrediť na iné segmenty compliance (v závislosti od ostatných odpovedí, samozrejme) a patrí vám gratulácia!

Odpoveď „Nemyslím si to“ je pre vás signál na skúmanie odpovedí na ostatné otázky a hľadanie súvislostí.

Máte dostatok informácií a zdrojov, že by ste vy, zo svojej pozície boli bez akýchkoľvek problémov, mohli rozoznať alebo identifikovať nelegálne postupy alebo postupy, ktoré porušujú vnútorné predpisy alebo ktoré sú tzv. na hrane? Ku každej alternatíve patrí možnosť ÁNO/NIE.

o Korupčné správanie

o Uprednostňovanie záujmov

o Zákaz konkurencie

o Trestnú činnosť

o Spreneveru

o Obchádzanie postupov

o Porušovanie zákazov alebo obmedzení

o Zneužitie dát alebo informácií

Do odpovedí si doplňte akékoľvek ďalšie, ktoré vás napadnú v nadväznosti na riziká, ktoré ste vy identifikovali vo vašej firme.

Odpoveď „NIE“ môže znamenať zvýšené riziko. Možným riešením je zamyslieť sa (podľa firemných priorit) či ľudia skutočne rozumejú aké je riziko a aký dopad môžu uvedené konania mať na firmu ako takú a čo to pre firmu v skutočnosti môže znamenať.

Ak máte samé „ÁNO“ ste hviezda v compliance na Slovensku a myslím to úplne vážne a s veľkým rešpektom.

Firma zaviedla linku pro oznamovateľov nekalých praktik, viete, že existuje? A vedeli by ste ju použiť? ÁNO/NIE.

Odpoveď „NIE“ môže indikovať chybu v systému vnútorných predpisov alebo procesov, ktoré sú s tým spojované. Čím viac odpovedí „NIE“, tým naliehavejší je problém.

Odpoveď „ÁNO“ indikuje dobré správy!

Je podľa Vášho názoru fungovanie linky pre vás osobne zrozumiteľné? ÁNO/NIE.

Odpoveď „NIE“ môže indikovať ťažkopádnosť, neprehľadnosť, nezrozumiteľnosť, nevábnosť alebo aj nedôveru.

Viete úplne presne ako by ste nekalú praktiku prostredníctvom linky oznámil? ÁNO/NIE.

o Určite áno

o Myslím si, že by som to zvládol

o Musel by si proces znovu osviežiť

o Poradil by som sa s kolegami

o Nevyužil by som linku vôbec

Ak je ktorákoľvek odpoveď iná, ako prvá možnosť, môže byť systém nastavený skôr formalisticky. Nemusí to byť skutočný nástroj na zisťovanie pochybení. Môžete mať však napríklad dobrú „speak up“ kultúru. Záleží na kontexte a súvislostiach.

Súčasne touto otázkou tiež dovnútra firmy komunikujete, ktoré z nekalých konaní očakávate, aby boli oznamované, ak ich niekto detekuje. Podprahovo budú vždy vnímané ako tie, ktoré sú skutočne pre danú organizáciu dôležité.

Poznáte niekoho, kto prostredníctvom linky niečo oznamoval? ÁNO/NIE.

Aj tu je potrebné hľadať súvislosti najmä s odpoveďou na prvú otázku. Ak sa zamestnanci stretli s nekalým konaním, ale nevedia či toto bolo oznámené, môže byť dobré porozmýšľať nad formou alebo zrozumiteľnosťou komunikácie.

Viete presne, čo sa stane, keď niekto niečo oznámi na linke a aký je ďalší postup? ÁNO/NIE.

Odpoveď „NIE“ indikuje možnú potrebu zvýšenia komunikácie, príp. jej zrozumiteľnosti.

A čo Vám môžu odpovede v dotazníku poskytnúť? Čo sa môžete dozvedieť? Čo môžu naznačovať? Vyššie uvedené iba načrtáva možné pohľady, určite je možné ďalej rozvíjať základné myšlienky a precizovať zadanie aj výstupy. Je to na vás. Je to váš prieskum. Vaše výstupy. Vaša práca.